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Solución de problemas en grupo

Las principales ventajas e inconvenientes de la toma de decisiones en grupo se presentan resumidas en el siguiente gráfico:

Ventajas    Inconvenientes
•    Reduce el flujo de comunicación.

•    Facilita la coordinación necesaria para llevar a la práctica el plan de acción.

•    Incrementa el compromiso de los participantes

•    Generación de un gran número de soluciones alternativas

•    Presentación de una información más completa

•    Se produce un aumento de la actitud hacia el riesgo

•    Incremento de la creatividad    •    La difusión de la responsabilidad:

•    El apoyo social de las conductas de riesgo

•    Pensamiento de grupo

•    Mayor riesgo de discusiones

•    Mayor lentitud en la toma de decisiones

La selección de una u otra técnica dependerá de:

•    El tiempo del que disponemos
•    El tamaño del grupo
•    Las posibilidades de reunirse físicamente

A continuación vamos a desarrollar más ampliamente alguna de las técnicas que más eficacia han demostrado en la solución de problemas en grupo, no obstante en el aula serán desarrolladas algunas otras también de gran interés.

Las técnicas de solución de problemas en grupo que vamos a analizar son:

•    Asignación de rangos
•    Técnica Delphi
•    Técnica del Grupo Nominal
•    Tormenta de ideas

Asignación de rangos    Es ésta una técnica muy sencilla. Permite a los miembros del grupo expresar su opinión de una manera más completa que en una votación. La técnica consiste en:

1.    Enumerar en grupo todas las alternativas posibles de solución a un problema.
2.    Ordenar las alternativas de mejor a peor
3.    Asignarles puntuaciones en grupo (cada persona otorga una puntuación diferente de 1 a 10 a cada alternativa)
4.    Contar las puntuaciones y seleccionar la que más puntos haya obtenido.

Técnica Delphi

Esta técnica permite:
trabajar a grupos separados físicamente, a grandes grupos, en decisiones polémicas y mantener el anonimato.
Antes de utilizar esta técnica conviene estar seguros de que se cuenta con:

•    El tiempo suficiente
•    Suficiente habilidad escrita (nivel cultural) por parte de los participantes
•    Alta motivación,de los participantes
•    Contar con una persona que dirija el procedimiento.

El método que sigue esta técnica se resume en las siguientes fases:

1.    Definición del problema por parte de un coordinador del equipo.
2.    Selección de los participantes en función de los objetivos que se persigan.
3.    Elaboración del primer cuestionario: preguntas abiertas para fomentar la diversidad y la creatividad.
4.    Análisis del primer cuestionario: clasificación de las respuestas en categorías más pequeñas.
5.    Elaboración del segundo cuestionario: los participantes opinarán sobre las categorías y las jerarquizarán.
6.    Análisis del segundo cuestionario: igual procedimiento que en el primero.
7.    Informe final.

Técnica del Grupo Nominal

Las principales ventajas de esta técnica son:

•    Todos los participantes aportan ideas
•    Se dan las mismas oportunidades a los tímidos y a los más extrovertidos.
•    Es adecuada para grupos heterogéneos

La TGN se debería utilizar para:

•    Identificar los elementos de una situación problemática
•    Establecer prioridades de diversos cursos de acción
•    Identificar los elementos de un determinado plan de actuación

Las fases de esta técnica:

1.    Definición del asunto a tratar
2.    Trabajo individual: reflexionar sobre las posibles soluciones
3.    Presentación de ideas

a) En una primera ronda, exponer una sola idea de cada persona
b) No realizar comentarios a medida que las ideas se vayan exponiendo
c) Anotar en la pizarra las ideas una a continuación de la otra
d) Realizar tantas rondas como sean necesarias hasta que todas las ideas estén escritas en la pizarra
4.    Discusión en orden: cada participante defenderá las opciones que considere.
5.    Primera votación
6.    Discusión final: el objetivo es llegar al acuerdo sobre la decisión a implantar

TÉCNICAS DE CREATIVIDAD:

Matriz de descubrimiento    Combinar frases, palabras, e ideas amplía nuestro campo de pensamiento. Esta técnica es especialmente útil para desarrollar alternativas, como nuevos productos, aplicaciones o servicios.

La forma más simple de hacerlo es utilizando una tabla de doble entrada, aunque también se le pueden añadir más dimensiones. Los pasos son los siguientes:

Defina el problema o el objetivo.
Defina las dimensiones o parámetros del objetivo o problema.
Seleccione dos dimensiones a cruzar y escriba sus elementos componentes en las casillas correspondientes a la primera fila y a la primera columna, respectivamente.
Cruce los distintos elementos (columnas y filas). Tome una fila y una columna y en la casilla que se crucen escriba todo lo que le sugiere esa combinación.

En muchas ocasiones no es necesario rellenar toda la matriz, conviene cruzar los elementos que de entrada parezcan tener más posibilidades o que nos resulten más sugestivos.

Tormenta de ideas    La tormenta de ideas es quizá la técnica para fomentar la creatividad más conocida y utilizada. Se caracteriza por su sencillez y productividad.

Hay que respetar las siguientes reglas durante el proceso:

1.    Todas las ideas son buenas en un principio
2.    No se pueden criticar las ideas a medida que se van diciendo. Habrá que esperar a una fase posterior.
3.    Es importante generar muchas alternativas. No importa si son muy parecidas o estamos seguros que no van a servir. ¡Todo vale!
4.    Se permite el plagio de las ideas de los demás. Es decir, si a raíz del comentario de un compañero se me ocurre algo muy parecido, he de decirlo.

Alguien debe anotar todas las ideas en una superficie bien visible para todos los miembros del grupo.

Cuando el grupo deja de generar ideas definitivamente. Se pasaría a la fase de discusión y selección de las mejores.

Podemos asegurar que esta técnica, además de desenfadada e incluso divertida, proporciona muy buenos resultados tanto a nivel individual como en grupo.

Fomentar la creatividad

Fomentar la creatividad es una de las estrategias más útiles para la solución de problemas. Veamos las pautas a seguir para el desarrollo de esta habilidad:

1) Condición: Crear problemas .La capacidad o habilidad de plantear, identificar o proponer problemas es condición necesaria de la creatividad.

2) Condición: Persistencia: Cada tarea dirigida hacia el desarrollo de la creatividad deberá de ser una tarea que  ataque puntualmente a un hábito o alguna forma de hacer las cosas. Por tanto, es fundamental ser constantes en la ruptura de hábitos anteriores.

3) Condición: Enfrentar los problemas tomándolos como base para lograr ventajas y descubrir nuevas oportunidades

4) Condición: Ser receptivo a las ideas de los demás, aprovechando do los aspectos positivos e ignorando los negativos.
5) Condición: Dedicar por lo menos 30 minutos diarios a pensar creativamente para visualizar sus objetivos y problemas específicos que tenga.
6) Condición: Tener siempre a la mano tarjetas para anotar las ideas que le surjan durante el día y aplicarlas a sus problemas inmediatos, o bien, para mantener un inventario de ideas que más adelante le sirvan.
7) Condición: Mantener una actitud inquisitiva ante la información que recibe de los clientes, el personal, lo que lee o lo que escucha.
Herramientas para la expansión y contracción de ideas.

A continuación presentamos un conjunto de técnicas presentadas por E. De Bono dirigidas a  fomentar la creatividad:

PNI= Positivo, Negativo, Interesante    Esta operación del pensamiento consiste en evaluar todos los posibles aspectos relacionados a una idea o situación determinada. Antes de decidir si una idea nos agrada o no, es conveniente tomar en cuenta todos los aspectos Positivos, Negativos, y aquellos factores que no necesariamente son positivos o negativos pero que pueden resultar Interesantes.

CTF = Considere Todos los Factores    Consiste en pensar deliberadamente en todos los factores que pueden intervenir en la toma de decisiones. Esta puede ser una conducta adecuada para evitar cometer errores lamentables en nuestras decisiones.

Pb = Prioridades Básicas    Una vez que usted se ha formado un número determinado de ideas, debe decidir cuáles de éstas son las más importantes. Esta operación del pensamiento nos permite contraer las ideas generadas con otras herramientas como el PNI y CTF, entre otras.

CyS = Consecuencias    Toda decisión implica consecuencias que pueden ser en el momento positivas o negativas pero que a mediano o largo plazo pueden tener efectos contrarios o simplemente diferentes. Esta herramienta nos permite considerar las consecuencias inmediatas, así como las de corto, mediano o largo plazo.

PMO = Propósitos, Metas y Objetivos    En esta operación mental, se busca tener presente en todo momento los objetivos que se persiguen en la acción.  “Puede ayudar a su proceso de pensamiento si usted sabe exactamente qué está tratando de alcanzar”

APO= Alternativas, Posibilidades y Opciones    En todo proceso de solución de problemas, es importante considerar que generalmente existen diversas alternativas de solución. Esta herramienta del pensamiento ayuda a evaluar mejor las decisiones a tomar en un problema dado.

OPV = Puntos de Vista    En muchas ocasiones los problemas son generados por la falta de capacidad de las personas para considerar otros puntos de vista diferentes al suyo. Esta herramienta estimula la generación de ideas más flexibles y ayuda a evitar la polaridad en la producción de ideas

Estas herramientas  se utilizan de manera alternada o simultánea según sea la naturaleza del problema a resolver. Interiorizar dichas estrategias permitirá desarrollar estructuras cognitivas que estimulan el pensamiento, generando mayor flexibilidad entre las ideas.

Los mapas mentales

Es mucho más fácil organizar las ideas que tenemos si las plasmamos de forma gráfica que si las ordenamos simplemente en nuestra mente.

Resaltamos el término “gráfica” porque para que esa ordenación sea más eficaz no se trata de escribirlas en la hoja como si fueran un texto, sino a modo de gráfico, de tal manera que con una ojeada podamos ver las ideas y su ubicación dentro de un conjunto global.

El mapa mental es justamente eso; es una técnica simple para organizar materiales o ideas. Nos puede servir si queremos ordenar las aportaciones recogidas en una tormenta de ideas o simplemente para ordenar ideas que se nos ocurren sobre un tema concreto (por ejemplo, si tenemos que intervenir en una reunión o redactar un informe).

La técnica consiste en tomar una hoja, preferentemente apaisada, escribir en el centro el tema a desarrollar y enmarcarlo de alguna forma: un óvalo, un recuadro, una nube. A partir de ese centro vamos trazando ramas, tantas como ideas diferentes se nos vayan ocurriendo.
De esta forma se van ramificando y organizando todas las ideas e informaciones que tenemos sobre el tema central.

Los mapas conceptuales tienen muchas ventajas respecto a las notas y esquemas tradicionales:

•    La idea central está más claramente delimitada.
•    Queda reflejada la importancia relativa de cada idea.
•    Las ideas importantes están más cercanas al centro y la menos importantes, más alejadas.
•    Las ideas están conectadas.
•    Es más fácil de recordar y revisar.
•    Resulta fácil añadir nueva información.
•    Estimula la creatividad.
•    Permite que afloren las ideas libremente.

Las principales reglas para la confección de un mapa mental son:

•    Usar MAYÚSCULAS para resaltar las ideas principales.
•    Un concepto = una palabra = una línea.
•    No importa el orden de las ideas, se ordena después.
•    No puede haber una línea o una idea suelta.
•    Se pueden escribir nuevas ideas sin esperar a desarrollar por completo un concepto.

La asociación juega un papel dominante en casi toda función mental, y las palabras mismas no son una excepción. Toda simple palabra e idea tiene numerosas conexiones o apuntadores a otras ideas o conceptos. Los Mapas Mentales, desarrollados son un método efectivo para tomar notas y muy útiles para la generación de ideas por asociación.

Los Mapas Mentales van asemejándose en estructura a la memoria misma. Una vez se dibuja un Mapa Mental, rara vez requiere ser rediseñado. Los mapas mentales ayudan a organizar la información.

Debido a la gran cantidad de asociaciones envueltas, los mapas mentales pueden ser muy creativos, tendiendo a generar nuevas ideas y asociaciones en las que no se había pensado antes. Cada elemento en un mapa es, en efecto, un centro de otro mapa.

El potencial creativo de un Mapa Mental es útil en una sesión de tormenta de ideas. Usted solo tiene que comenzar con el problema básico en el centro, y generar asociaciones e ideas a partir de él hasta obtener un gran número de posibles soluciones. Por medio de presentar sus pensamientos y percepciones en un formato espacial y mediante añadir colores e imágenes, se gana una mejor visión y se pueden visualizar nuevas conexiones.